Vikar i avtalehjemmel
Muligheten til å ta inn vikar ved fravær er viktig både for fysioterapeuten og for kommunen. Det sikrer at praksisen holdes i gang og at pasientene får nødvendig behandling. NFF får mange henvendelser fra fysioterapeuter som trenger vikar, fra vikarer i avtalehjemmel og fra kommunale ledere i situasjoner der det trengs vikar. På disse sidene gir vi en oversikt over reglene om fravær, retten til å ta inn vikar og avtaleforholdet mellom praksis innehaver og vikar. Gjennomgangen gjelder både ASA 4313 og Oslo kommunes egne regler.
1. Regler om fravær i ASA 4313
Reglene om fravær fra avtalehjemmel følger av ASA 4313 punkt 15. Alt fravær skal meldes kommunen.
Fysioterapeuten har rett til fravær i sju uker per år. (Fysioterapeuter som har fylt 60 har rett til åtte ukers fravær.) Dette er en kvote til fravær ment til ferie, kursdeltakelse og andre formål som fysioterapeuten ønsker å bruke tid på.
Fravær ut over 7 uker (8 uker per år for fysioterapeuter over 60 år) krever kommunens samtykke. Samtykke skal ikke nektes dersom fraværet skyldes sykdom, svangerskap, fødsel eller adopsjon, og fraværet ikke har en varighet over ett år. Kommunen skal også normalt samtykke til fravær grunnet etter- og videreutdanning i fysioterapi.
I tillegg til sju/åtte-ukers-kvoten har fysioterapeuten rett til fravær i forbindelse med sykdom, svangerskap, fødsel eller adopsjon begrenset til et år. Det samme gjelder for adoptiv- og fosterforeldre i forbindelse med omsorgsovertakelse. Det gis ikke permisjon i forbindelse med stebarnsadopsjon dersom barnet er over 15 år. I tillegg har fysioterapeuten rett til fravær grunnet avtjening av ordinær verneplikt, siviltjeneste, repetisjonsøvelser eller andre pliktige kurs eller øvelser.
2. Sykefravær over 1 år
Fysioterapeuten har rett til fravær på grunn av sykdom, svangerskap, fødsel adopsjon, eller omsorgsovertakelse for fosterbarn, for inntil ett år jf. ASA 4313 punkt 15.1. Dersom fraværet varer lengre enn ett år kan kommunen velge om de vil samtykke til eller ikke. NFF erfarer at mange kommuner samtykker til sykefravær ut over ett år, av hensyn til den fysioterapeuten.
Ved langvarig fravær er det viktig at praksisinnehaveren og kommunen har jevnlig dialog om prognosene for fraværet. Dette har betydning både for praksisinnehaveren selv og kommunen, men også for vikaren og for pasientene.
Fysioterapeuter som har sykefravær, har krav på et forvaltningsmessig vern. Det legges til grunn at det er en høy terskel for at sykdom kan anses som grunn for oppsigelse etter ASA 4313 punkt 20.
3. Driftstilskudd ved fravær
Reglene om driftstilskudd ved fravær følger av ASA 4313 punkt 15.2.
Fysioterapeuten mottar driftstilskudd som vanlig for fravær etter sju/åtte-ukers-kvoten.
Dersom fraværet skyldes sykdom, svangerskap, fødsel eller permisjon for adoptiv- eller fosterforeldre, betaler kommunen driftstilskudd i inntil 16 dager.
For fravær som skyldes sykdom hos barn under 12 år, eller under 16 år for barn med kronisk sykdom eller funksjonsnedsettelse, betales driftstilskudd i inntil 10 dager. Har fysioterapeuten omsorg for mer enn to barn forlenges perioden med driftstilskudd til 15 dager, eller 20 dager for barn med kronisk sykdom eller funksjonsnedsettelse. Kvotene i dette avsnittet fordobles dersom fysioterapeuten er alene om omsorgen. Se ASA 4313 for detaljer.
Det skal ikke gjøres avkortning i driftstilskuddet for inntil 12 dager per år i forbindelse med offentlige verv, eller tillitsverv i NFF.
4. Vikar
Reglene om vikar følger av ASA 4313 punkt 16.
Fysioterapeuten har rett til å ta inn vikar ved fravær fra hjemmelen. Fysioterapeuten finner vanligvis vikar selv, men kommunen skal alltid godkjenne vikaren. Vikariater som er lengre enn 12 måneder skal lyses ut og tildeles av kommunen etter reglene i ASA 4313 punkt 6. Tildeling skal da følge kvalifikasjonsprinsippet. Det er situasjonen ved vikariatets begynnelse som er avgjørende for hvilke regler som gjelder (utlysing eller ikke).
Bakgrunnen for retten til å ta inn vikar er dels hensynet til kommunens tilbud til pasientene, men også hensynet til at fysioterapeuten kan holde praksisen i gang under fraværet, slik at det er en aktiv praksis å komme tilbake til når fraværet er over.
NFF får av og til henvendelser om at vikariat forlenges med korte perioder flere ganger, slik at det samlede vikariatet har vart lengre enn 12 måneder. I noen av disse tilfellene kan en få inntrykk av at praksisen er i strid med ASA 4313 punkt 16, fordi vikariatet skulle vært lyst ut og tildelt av kommunen. NFF mener er viktig at kommunen går inn i saken og er i dialog med praksisinnehaveren.
Dersom avtaleinnehaver dør, overtar dødsboet vedkommendes rettigheter og forpliktelser etter driftsavtalen, og dødsboet har med hjemmel i ASA 4313 punkt 10 rett til å videreføre praksis ved bruk av vikar inntil avtalehjemmelen overføres til ny fysioterapeut etter ASA 4313 punkt 7, eller inndras etter punkt 12.
I forbindelse med praksisovergang kan det hende at tiltredende fysioterapeut ikke kan begynne på da fratredende skal slutte. I slike tilfeller har fratredende fysioterapeut rett til å forlenge avtalen med kommunen midlertidig med én måneds oppsigelsesfrist fram til tiltredende starter opp. I slike tilfeller har også fratredende rett til å ta inn vikar i praksisen.
5. Utbetaling av driftsstilskuddet ved vikariat
Driftstilskuddet skal alltid utbetales til vikaren. Ved kortere vikariat av inntil tre måneders varighet kan det gjøres unntak slik at tilskuddet utbetales via fysioterapeuten som innehar avtalehjemmelen. NFF mener at driftstilskuddet i alle tilfeller skal utbetales til vikaren. Dette gir en ryddig og oversiktlig økonomisk situasjon for begge parter.
Det økonomiske oppgjøret bør gjenspeile faktiske kostnader for rettighetshaveren og vikaren. Økonomisk oppgjør mellom fysioterapeuten og vikaren er imidlertid kommunen uvedkommende.
6. Vikarens rett til trygderefusjon
Vikarer i avtalehjemmel har rett til trygderefusjon etter refusjonsforskriften § 6. Refusjonsretten er begrenset slik at vikar og praksisinnehaver ikke kan kreve refusjon for behandlinger utført til samme tidspunkt. Dette er aktuelt ved vikar i deltid, for eksempel i forbindelse med gradert sykmelding.
Vikarens praksisomfang må ikke overskride omfanget av praksisinnehaverens praksis. Det vil si at hvis praksisinnehaver har jobbet cirka 40 %, kan ikke vikaren jobbe mer enn 40 %. Dersom praksisinnehaveren har jobbet 100 % i en 40 % avtalehjemmel, kan vikaren også jobbe 100 %.
Vikaren skal inngå avtalen med Helfo via et elektronisk skjema i Altinn. Les mer om hvordan dette gjøres og hvilke regler som gjelder på Helfos nettsider om vikar for avtalefysioterapeut.
NFFs erfaring er at Helfo følger med på omfanget av refusjonskrav for vikarer i avtalehjemmel. Det er derfor viktig at vikaren setter seg godt inn i reglene. Ta kontakt med Helfo for veiledning dersom noe er uklart. Det forebygger unødvendig tilsyn og eventuelle reaksjoner fra Helfo.
7. Vikaravtaler
Vikar i avtalehjemmel vil som regel måtte inngå en leieavtale i forbindelse med vikariatet. NFF får mange henvendelser med spørsmål om leiebetingelser. Verken NFF eller kommunen er part i disse avtalene mellom fysioterapeuten og vikaren. NFF vil likevel gi noen generelle råd om slike avtaler.
Hovedregelen er at vikaren skal ha praksis der avtalefysioterapeuten har praksis. Vikaren er derfor avhengig av å inngå avtale om å praktisere i samme praksis som avtalefysioterapeuten. Inngåelse av slike vikaravtaler bør derfor være rimelige for begge parter. NFFs yrkesetiske retningslinjer punkt 4.1 gir også en generell anvisning om å fremme samarbeid mellom kollegaer og andre samarbeidspartnere, som kan være relevante i denne sammenhengen.
Vikaravtaler bør alltid inngås skriftlig og inneholde alle relevante forhold som partene er enige om. Som selvstendig næringsdrivende er det uprofesjonelt å ha muntlige kontrakter. Også gode venner bør ha gode forretningsmessige skriftlige kontrakter. Dersom det oppstår en tvist, vil en muntlig kontrakt gi lite veiledning om hvordan en tvist skal løses. NFF har laget standardavtaler som kan brukes for vikar i avtalehjemmel.
Som et minimum bør en leiekontrakt inneholde beskrivelse av partene, hva avtalen omfatter, avtalens varighet, pris, mulighet for prisjustering, oppsigelsesregler og tvisteløsning
Det er viktig å tenke gjennom sine behov før kontrakten ferdigstilles. Dersom det kan bli behov for eksempel for fremtidig foreldrepermisjon, vil det være lurt at leiekontrakten regulerer at det er mulig å fremleie i slike tilfeller mv.
Et avtaleutkast er et utgangspunkt for forhandlinger mellom partene, ikke et ultimatum. Det kan være en god idé å ha med bistand i forhandlinger (en kollega, advokat, revisor, regnskapsfører mv.).NFFs advokater har ikke mulighet til å bistå i slike forhandlinger, men kan kontaktes for generelle råd i forbindelse med avtaleinngåelse.
Det er videre viktig å gjennomgå en kontrakt nøye før signering. Etter signering vil det som regel være vanskelig å endre kontraktsvilkår.
8. Leiebeløp for vikar i avtalehjemmel
NFF får mange henvendelser om leiebetingelser, særlig om fastsetting av leiebeløp. Utgangspunktet er at det skal være et rimelig forhold mellom ytelse og motytelse, altså hvor mye vikaren betaler og hva vikaren får tilgang til gjennom leieavtalen. Vikaren skal kun betale for løpende, dokumenterte driftsutgifter ved virksomheten. Dette betyr at vikaren ikke skal betale for eksempel for pensjonskostnader eller lån for goodwill m.m.
Det er mange momenter som kan ha betydning for leiebeløpet, for eksempel utforming, standard og beliggenhet på lokaler, om lokalene tilfredsstiller krav til universell utforming og er egnet for fysioterapivirksomhet, om leietaker får tilgang til treningslokaler og utstyr, nødvendige datasystemer, telefon/sentralbord, resepsjonsfunksjon, klinikkens omdømme, god pasienttilgang osv.
Hvis det er et lengre vikariat bør avtalen også ha med bestemmelser om hvordan og når leia skal reguleres. Husleieloven har også regler om dette, som partene bør se hen til.
I forbindelse med ASA 4313-forhandlingene i 2018 ble NFF, NMF og PFF enige om en felles retningslinjefor vikaravtaler i avtalehjemmel. Dette ble nedfelt i en protokolltilførsel:
"Leieprisen skal ikke overstige summen av hjemmelshavers dokumenterte kostnader ved praksisen i leieperioden, med et påslag på inntil 15 %.
"Formålet med anbefalingen er å hindre at vikaren må betale uforholdsmessig mye for å få tilgang på instituttet, samt å sikre at driftstilskuddet i størst mulig grad faktisk tilfaller den som utøver avtalepraksisen.
Anbefalingen innebærer at hjemmelshaver bør dokumentere de faktiske kostnadene knyttet til praksisen sin. Det dreier seg om kostnader til husleie, faste avgifter, strøm, lisenser, forbruksmateriell osv.
9. Eventuelt påslag i leia
For å ta høyde for kostnader og tidsbruk som er vanskelig å dokumentere eller kostnadsberegne, som for eksempel slitasje på utstyr og administrasjonsarbeid, kan det tas inntil 15 % tillegg utover de dokumenterte kostnadene. Dersom hjemmelshaver for eksempel kan dokumentere månedlige kostnader på 10 000 kroner, kan hen kreve inntil 11 500 kroner i leie av vikaren.
10. Vikar i avtalehjemmel i Oslo kommune
Rett til å ta inn vikar
I Oslo kommune er det Regelverk for forvaltning av driftsavtaler for fysioterapi i Oslo kommune(«Regelverket»), som regulerer muligheten for vikar i avtalehjemmel. Fravær er regulert i Regelverket punkt 8, og er i hovedsak tilsvarende reglene i ASA 4313.For fravær kortere enn 12 måneder har fysioterapeuten rett til selv å ta inn vikar, men både vikaren og vikaravtalen skal godkjennes av Oslo kommune. Vikaren skal også legge fram politiattest for kommunen
Vikarens betaling
Godtgjørelse til vikaren er regulert i Regelverket punkt 8.5:
«Lønn til vikaren skal utgjøre fysioterapeutens samlede inntekter med fradrag for driftskostnader samt nedskrivninger og tap av manglende avkastning på investert kapital knyttet til praksisen. Selve oppgjøret er et forhold mellom fysioterapeuten og vikaren.
Ved vikariater over 12 måneder skal driftstilskuddet utbetales av kommunen direkte til vikaren.»
Med denne reguleringen er det viktig at praksisinnehaver og vikar gjør en grundig og balansert jobb med forhandlingene om vikaravtale.