Retningslinjer for sentral og regional valgkomite
Endret av NFFs Hovedlandsmøte 2022
(Alle henvisninger i dokumentet er til NFFs lover eller vedtekter for regioner i NFF, med mindre noe annet er angitt.)
Retningslinjer for sentral valgkomite
Sentral valgkomite er en uavhengig og selvstendig komité. Dette er NFFs viktigste komité for å sikre at de riktige personene velges til organisasjonenes sentrale verv. Komiteen bør ha dialog med Forbundsstyret under prosessen. Det er viktig at valgkomiteens medlemmer setter seg inn i NFFs lover, og i det følgende vises også til aktuelle punkter i lovene.
Valgkomiteens oppgaver
Til hovedlandsmøtet skal valgkomiteen fremme kandidater til følgende verv:
1.Forbundsstyremedlemmer, se lovene punkt 17, jf. 13.4.2 og 14.3.
• Forbundsleder
• Én regionleder
• Én faggruppeleder
• Leder for Næringspolitisk råd
• Leder for Tariffpolitisk råd
• Leder for Fag- og utdanningspolitisk råd
• To ordinære styremedlemmer
Samtlige verv følger landsmøteperioden og har en funksjonstid på tre år. Forbundsleder kan ta gjenvalg for inntil to valgperioder, se lovene punkt 14.5. Forbundsleder og regionleder kan ta gjenvalg for inntil to perioder jf. lovene punkt 14.5 og vedtekter for regioner i NFF punkt 5.2 andre avsnitt.
Andre verv
• Seks medlemmer til Næringspolitisk råd, nestleder velges særskilt, se punkt 18
• Fem medlemmer og ett varamedlem til Lovutvalget, leder velges særskilt, se punkt 21.
• Fem medlemmer og ett varamedlem til Kontrollutvalget, leder velges særskilt, se punkt 22.
• Fem medlemmer og ett varamedlem til Rådet for fysioterapietikk, leder velges særskilt, se punkt 23.
• Tre medlemmer og ett varamedlem til Ankeutvalg for spesialistgodkjenning, leder velges særskilt, se punkt 24.
• Fire medlemmer og to varamedlemmer som skal være NFFs representanter til styret i Fond til etter- og videreutdanning av fysioterapeuter, se punkt 17 og vedtekter for Fond til etter og videreutdanning av fysioterapeuter § 2 nr. 1.
• Fem medlemmer og ett varamedlem til sentral valgkomité, se punkt 17.
• Revisor, se punkt 17.
Til øvrige landsmøter skal Valgkomiteen innstille til suppleringsvalg jf. NFFs lover punkt 7.
Valgkomiteens arbeid
Arbeidet i sentral valgkomite må starte i god tid før innstillingen skal være klar.
Valgkomiteen bør være oppdatert på aktuelle saker i forbundet og kjenne til NFFs visjon, verdier og mål for perioden. Valgkomiteen bør utarbeide en fremdriftsplan for arbeidet i komiteen hvor følgende punkter bør inngå:
- Dialog med Forbundsstyret og øvrige råd/utvalg for å finne ut hvordan styret/råd/utvalg har fungert i perioden.
- Kontakt med alle som er på valg for å avklare om de ønsker gjenvalg eller ikke (tilbakemelding bør være skriftlig).
- Informasjon til medlemmer og organisasjonsledd om frister for å fremme kandidater (det bør benyttes eget skjema for å sikre at valgkomiteen får lik informasjon om alle kandidater).
- Innhente informasjon om arbeidet i styret/råd/utvalg for å kunne gi en god beskrivelse til aktuelle kandidater.
- Utarbeide intervjuguider og gjennomføre intervju med kandidater til verv som skal fylles.
Valgkomiteen står fritt til å henvende seg til hvem de ønsker i organisasjonen for innspill. Alle henvendelser, muntlige som skriftlige, til valgkomiteen mottas under full konfidensialitet. Når valgkomiteens arbeid er avsluttet, slettes alle interne dokumenter. Valgkomiteen har ikke innsyn i tidligere valgkomiteers dokumenter eller vurderinger. Valgkomiteen skal vurdere om kandidatene har andre verv eller roller (i NFF) som kan skape motsetninger ved valg til det tiltenkte vervet.
Habilitet
Habilitet er regulert i punkt 34. Det anses som viktig at valgkomiteens medlemmer er svært bevisst på dette i sitt arbeid.
«Tillitsvalgt i forbundet er inhabil og skal ikke delta i saksbehandlingen eller beslutningen av en sak når:
• vedkommende er part i saken
• er i slekt- eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
• er gift eller samboende med en part
• det foreligger andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet.
Med part menes her den eller de personer eller organer en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Den tillitsvalgte må selv melde fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Vedkommende skal likevel ikke anses inhabil dersom det er åpenbart at medlemmets tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt, og verken offentlige eller private interesser tilsier at vedkommende viker sete.
Hvem kan fremme kandidater
Alle NFFs medlemmer har forslagsrett til kandidater til medlemmer til Forbundsstyret, Lovutvalget, Kontrollutvalget, Rådet for fysioterapietikk, Ankeutvalg for spesialistgodkjenning, NFFs representanter til styret i Fond til etter- og videreutdanning av fysioterapeuter, valgkomité og revisor.
Kandidater til Næringspolitisk råd kan fremmes av NFFs medlemmer som er selvstendig næringsdrivende og av NFFs organisasjonsledd angitt i punkt 3.
Alle kandidater som fremmes skal være forespurt og skal ha sagt seg villig til å stille til valg.
Hvem er valgbare
Medlemmer som innehar faglig medlemskap er kun valgbare til fagrelaterte tillitsverv, herunder vervet som leder i en faggruppe, likevel slik at vedkommende ikke kan være delegat for en faggruppe til landsmøtet, jf. punkt 9.
Studenter og medlemmer som er i et arbeidsforhold som ikke er regulert av norsk lov er ikke valgbare til verv i organisasjonen, jf. punkt 9
Til Næringspolitisk råd er bare medlemmer som er selvstendig næringsdrivende valgbare, jf. punkt 18.
Til Tariffpolitisk utvalg er bare medlemmer i et ansettelsesforhold valgbare, jf. punkt 19.
Medlemmer ansatt i sekretariatet er kun valgbare til tillitsverv i regioner, fag- og interessegrupper, likevel slik at de ikke kan møte som delegater på landsmøtet, jf. punkt 9.
Komiteens innstillinger
Til hovedlandsmøtet skal navn på foreslåtte kandidater og Valgkomitéens innstilling offentliggjøres minst seks uker før hovedlandsmøtet finner sted jf. punkt 17.2.
Når Valgkomiteen skal innstille kandidater til suppleringsvalg på øvrige landsmøter jf. punkt 13.4.3 nr. 5, skal innstillingen offentliggjøres minst tre uker før landsmøtet skal finne sted jf. punkt 17.2.
Navn på kandidater og valgkomiteens innstilling til Næringspolitisk råd skal offentliggjøres senest tre uker før valget jf. punkt 18. Det skal tilstrebes å ha representanter både fra medlemmer med og uten driftstilskudd.
Komiteens innstilling til alle verv skal være skriftlig og grunngitt. Ved dissenser skal både flertallets og mindretallets kandidat oppgis. Det skal også opplyses hvilke komitémedlemmer som avgir flertalls- og mindretallsinnstilling.
Ethvert organ i NFF skal søkes sammensatt slik at begge kjønn er representert. Ansatte og næringsdrivende skal søkes representert, med mindre det er uforenelig med organets formål og funksjon, jf. punkt 5.
Gjennomføring av valgene
Valgene på hovedlandsmøtet og øvrige landsmøter administreres av Valgkomiteen. Ved valg av personer til tillitsverv skal avstemning skje skriftlig, jf. punkt 17. Benkeforslag er tillatt.
Kandidaten anses valgt når vedkommende har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Blanke stemmer skal medregnes ved beregningen av avgitte stemmer.
Dersom det er flere kandidater til ett verv og ingen av kandidatene oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, skal det foretas ny avstemning mellom de to kandidatene som fikk høyest stemmetall.
Skal det velges flere personer til samme verv, eksempelvis flere styremedlemmer, utvalgsmedlemmer eller varamedlemmer, anses de kandidater valgt som oppnår høyest stemmetall, dernest nest høyest stemmetall osv. inntil alle verv er fylt. Ved avgivelse av stemme, kan det ikke stemmes flere ganger på samme person.
Valg til medlemmer i Næringspolitisk råd skal gjennomføres elektronisk innen 31. desember samme år som hovedlandsmøtet finner sted. Rådsmedlemmene velges blant de innstilte kandidatene fra Valgkomitéen og eventuelle motkandidater.
Samarbeid med regionale valgkomiteer
Valgkomiteen skal bistå regional valgkomité i arbeidet med innstilling til vervet som regionleder, jf. punkt 17. Regionleder velges for tre år og er et lønnet tillitsverv i NFF.
Sentral valgkomité må avklare og bekjentgjøre for de regionale valgkomiteene hvem i sentral valgkomité som er kontaktperson for den enkelte region.
Det opprettes kontakt med regionale valgkomiteer tidlig det året valg til regionleder skal gjennomføres. Sentral valgkomité har ansvar for at det gjennomføres et felles møte med alle ledere i de regionale valgkomiteene. Sentral valgkomité bør ha kartlagt hvorvidt sittende medlemmer i Forbundsstyret ønsker gjenvalg eller ikke i forkant av dette.
Behov for bistand avklares med den enkelte regionale valgkomité.
Sentral valgkomité kan bidra med følgende:
- Bistand i forbindelse med utarbeidelse av intervjuguide
- Bistand i forbindelse med vurdering av kandidater og intervju av kandidater
Kandidater til regionleder skal meldes regionale valgkomiteer innen 15. mai. Navn på foreslåtte kandidater skal bekjentgjøres minst fire uker før valget skal gjennomføres, jf. Vedtekter for regioner i NFF punkt 7.
Regionleder velges elektronisk av og blant regionens medlemmer. Valget gjennomføres i tidsrommet 15-25. september, det året hovedlandsmøtet avholdes.
Sentral Valgkomité innstiller én regionleder som skal ha fast plass, og én regionleder som skal være vara til Forbundsstyret.
Disse velges av Hovedlandsmøtet. Dette har betydning for Sentral valgkomités arbeid med å sikre en god og bred sammensetning av Forbundsstyret.
Valgkomiteen skal rapportere om sin aktivitet til Forbundsstyret innen 31. 12. Rapporten gjøres tilgjengelig for NFFs medlemmer på nettsidene.
10. Retningslinjer for regional valgkomite
Regional valgkomiteen er en uavhengig og selvstendig komité. Dette en viktig komité for å sikre at riktige personer velges til regionens verv. Komiteen må ha dialog med regionstyret og sentral valgkomité underveis i prosessen. Det er viktig at valgkomiteens medlemmer setter seg inn i NFFs lover og NFFs vedtekter for regioner. I retningslinjene her vises det til aktuelle punkter i lovene og vedtekter for regioner punkt 7.
Valgkomiteens oppgaver
Regional valgkomité skal innstille kandidater til følgende verv, se vedtektene punkt 8:
• Regionleder
• 4-6 styremedlemmer, og inntil to varamedlemmer
• Regionenes delegater og varadelegater til NFFs landsmøter, jf. NFFs lover pkt.13.2.1
• Regional valgkomité
Én av regionlederne velges av Hovedlandsmøtet til å inngå i Forbundsstyret.
Valgkomiteens arbeid
Arbeidet i valgkomiteen må starte i god tid før innstilling skal foreligge. Valgkomiteen bør være oppdatert på aktuelle saker i regionen og kjenne til NFFs visjon, verdier og mål for perioden.
Valgkomiteen bør utarbeide en fremdriftsplan for arbeidet i komiteen hvor følgende punkter bør inngå:
- Dialog med regionstyret og landsmøtedelegatene for å finne ut hvordan arbeidet har fungert i perioden.
- Kontakt med alle som er på valg for å avklare om de ønsker gjenvalg eller ikke (tilbakemelding bør være skriftlig).
- Informasjon til medlemmer og organisasjonsledd om frister for å fremme kandidater (det bør benyttes eget skjema for å sikre at valgkomiteens får lik informasjon om alle kandidater).
- Innhente informasjon om arbeidet i styret for å kunne gi en god beskrivelse til aktuelle kandidater. - Opprette kontakt med sentral valgkomité.
- Utarbeide intervjuguide og gjennomføre intervju med kandidater til regionledervervet og verv som styremedlemmer i regionen.
- Avklare hvem i valgkomiteen som har ansvar for hva.
Valgkomiteen står fritt til å henvende seg til hvem de ønsker i organisasjonen for innspill. Alle henvendelser til valgkomiteen, muntlige som skriftlige, mottas under full konfidensialitet. Når valgkomiteens arbeid er avsluttet, slettes alle interne dokumenter. Valgkomiteen har ikke innsyn i tidligere valgkomiteers dokumenter eller vurderinger. Valgkomiteen skal vurdere om kandidatene har andre verv eller roller (i NFF) som kan skape motsetninger ved valg til det tiltenkte vervet.
Dersom det foreligger flere kandidater til regionledervervet, bør kandidatene få mulighet til å presentere seg for medlemmene. Det må tilstrebes at alle kandidater får lik mulighet til å presentere seg, og valgkomiteen bør utarbeide en mal for skriftlig presentasjon og eventuelt videopresentasjon av kandidatene.
Habilitet
Habilitet er regulert i NFFs lover punkt. 34. Det anses som viktig at valgkomiteens medlemmer er svært bevisst på dette i sitt arbeid.
«Tillitsvalgt i forbundet er inhabil og skal ikke delta i saksbehandlingen eller beslutningen av en sak når:
• vedkommende er part i saken
• er i slekt- eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
• er gift eller samboende med en part
• det foreligger andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet.
Med part menes her den eller de personer eller organer en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Den tillitsvalgte må selv melde fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Vedkommende skal likevel ikke anses inhabil dersom det er åpenbart at medlemmets tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt, og verken offentlige eller private interesser tilsier at vedkommende viker sete.»
Hvem som kan fremme kandidater
Alle NFFs medlemmer i regionen har forslagsrett til kandidater.
Kandidater som fremmes må ha sagt seg villig til å stille, og det bør leveres en skriftlig begrunnelse hvor kandidatens erfaringer og begrunnelse for kandidaturet er beskrevet.
Hvem er valgbare
Medlemmer i regionen er valgbare til verv i regionene. Det er imidlertid enkelte unntak:
- Medlemmer som innehar faglig medlemskap er kun valgbare til fagrelaterte tillitsverv, herunder vervet som leder i en faggruppe, likevel slik at vedkommende ikke kan være delegat for en faggruppe til landsmøtet, jf. NFFs lover punkt. 9.
- Studenter og medlemmer som er i et arbeidsforhold som ikke er regulert av norsk lov er ikke valgbare til verv i organisasjonen, jf. NFFs lover punkt. 9.
- Medlemmer ansatt i sekretariatet er kun valgbare til tillitsverv i regioner, fag- og interessegrupper, likevel slik at de ikke kan møte som delegater på landsmøtet, jf. NFFs lover punkt 9.
Samarbeid med sentrale valgkomite
Sentral valgkomité skal bistå regional valgkomité i arbeidet med innstilling på regionleder, jf. NFFs lover punkt 17). Regionleder velges av og blant regionens medlemmer. Regionledere inngår i Forbundsstyret og valg av regionleder har således betydning for sentral valgkomités arbeid når det gjelder å sikre en god og bred sammensetning av Forbundsstyret. Dialogen med sentral valgkomité anses derfor som viktig for å sikre et godt sammensatt forbundsstyre.
Sentral valgkomité skal bekjentgjøre for regionale valgkomiteer hvem i sentral valgkomité som er kontaktperson for den enkelte region.
Sentral valgkomité oppretter kontakt med regionale valgkomiteer tidlig det året valg til regionleder skal gjennomføres. Sentral valgkomité skal i forkant ha kartlagt om sittende medlemmer i Forbundsstyret ønsker gjenvalg.
Behov for bistand fra sentral valgkomité avklares med den enkelte regionale valgkomité.
Sentral valgkomité kan bidra med følgende:
- Bistand i forbindelse med utarbeidelse av intervjuguide - Bistand i forbindelse med vurdering av kandidater og intervju av kandidater
Når regionleder melder varig forfall, skal regional valgkomité forberede suppleringsvalget i samarbeid med sentral valgkomité.
Komiteens innstilling
Valgkomiteens innstilling til alle verv i regionen skal være skriftlig. Ved dissens skal både flertallets og mindretallets kandidat(er) oppgis. Det skal også opplyses hvilke komitémedlemmer som avgir flertalls- og mindretallsinnstilling, jf. vedtektene punkt 7.
Innstillingen til regional valgkomité og landsmøtedelegater skal følge som vedlegg til innkallingen til årsmøtet. Navn på foreslåtte kandidater skal offentliggjøres minst fire uker før valget skal gjennomføres, jf. vedtektene punkt 7.
Dersom det ikke foreligger forslag til kandidater, skal valgkomiteen fremme egne forslag til alle styreverv inkludert leder, jf. vedtektene punkt 7.
Det bør tilstrebes at både selvstendig næringsdrivende og ansatte, begge kjønn og ulike geografiske områder er representert i regionstyret. Ethvert organ i NFF skal søkes sammensatt slik at begge kjønn er representert, jf. loven punkt 5.
Det må avklares om kandidater som ikke er innstilt ønsker å stille som motkandidat.
Gjennomføring av valgene
Valg av regionleder og styremedlemmer gjennomføres elektronisk i tidsrommet 15. til 25. september det år landsmøtet gjennomfører valg til sentrale verv i henhold til NFFs lover punkt 13.4.2.
Valgkomitéen skal bekjentgjøre muligheten til å fremme kandidater til vervet som regionleder og til regionstyret for regionens medlemmer. Kandidater meldes valgkomiteen innen 15. mai.
Valgkomiteen skal bekjentgjøre hvilke kandidater som er fremmet minst fire uker før valget gjennomføres. Dette innebærer at både innstilte kandidater og foreslåtte kandidater som ikke er innstilt skal offentliggjøres. Valgkomiteen må avklare offentliggjøring med kandidatene. Sekretariatet i NFF bistår med den tekniske gjennomføringen av valget.
Valg av delegater og varadelegater til NFFs landsmøter og valg til regional valgkomité gjennomføres på det første årsmøtet etter NFFs hovedlandsmøte. Valgkomiteens innstillig skal vedlegges innkalling til årsmøtet.
Suppleringsvalg varsles minst én uke før valget åpner. Det gis en frist for å fremme forslag på flere kandidater (benkeforslag). Valget gjennomføres elektronisk. Avstemningsperioden skal være mellom tre og fem døgn.