Kontaktpersonens rolle i Oslo kommune ved tildeling av avtale hjemmel

Rettigheter og plikter for avtalehjemler i Oslo kommune er regulert i Regelverket. Fysioterapeutene og kommunen plikter å samarbeide for å oppfylle de krav som stilles til fysioterapitjenestene i kommunen, jf. Regelverket punkt 12. Fysioterapeutene med bydelsavtale velger en representant med vara til å være deres kontaktperson inn mot bydelen. Vararepresentanten skal ikke være tilknyttet samme gruppepraksis som kontaktpersonen.

1. Rettigheter ved tildeling av driftstilskudd i Oslo kommune

Rettigheter og plikter for avtalehjemler i Oslo kommune er regulert i Regelverket. I Oslo kommune har KP ingen rettigheter til å delta på intervjuprosessen. I Oslo kommune er det derfor ekstra viktig å ha en dialog om problemstillinger rundt selvstendig næringsdrift, være pådriver og påse at det fagligesamarbeidsutvalget er velfungerende.

Ved tildeling av hjemler kan du som KP bidra til at prosessen blir så god som mulig, det er derfor viktig at du setter deg inn i prosessen. KP kan ha en viktig rolle i å påse at tildelingen skjer på riktig måte.

I Oslo kommune har det tidligere vært en del saker på grunn av habiliteten til KP. Det er derfor veldig viktig å vurdere din egen habilitet før du skal delta i prosessen.

NFF er kjent med at Oslo kommune i noen tilfeller tar med tillitsvalgte på intervju, dette er uheldig der tillitsvalgte ikke har kunnskap eller opplæring om tildelingsprosessen.

2. Oversikt over tildelingsprosessen

Tildeling av driftsavtale er en prosess som består av ulike faser.

Disse fasene er:

1. Sikre at alle vilkår av betydning for avtalehjemmelen fremkommer av kunngjøringsteksten. Annonseteksten skal inneholde vilkårene som danner grunnlaget for hvilken fysioterapeut som er faglig best skikket i det konkrete tilfellet

2. Vurdering av aktuelle søkere

3. Utvelgelse av hvem som skal intervjues

4. Forberedelse og gjennomføring av intervjuer

5. Utarbeiding av innstilling

6. Kommunen fatter vedtak om tildeling

NFF mener at det er viktig og hensiktsmessig at KP er med i hele prosessen. Dette er viktig for at KP skal kunne utføre sitt verv på en god måte. Dersom KP ikke gis anledning til å være med på hele prosessen, må dette komme frem av selve innstillingen. Dette for å hindre at kommunen misbruker KPs rolle.

3. KPs oppgaver i forbindelse med tildelingsprosessen - oppsummert

Om KP får anledning til å delta i tildelingsprosessen:

• Vurdere egen habilitet

• Påse at vilkår av betydning for avtalehjemmelen fremkommer i kunngjøringen

• Dersom driftstilskudd lyses ut som nedtrappingsavtale:

• Bindende nedtrappingsplan er på plass før utlysning gjelder, jf. Regelverket punkt 17

• Argumentere for å være med i hele tildelingsprosessen og ikke bare intervju

• Gjøre selvstendige vurderinger om hvem som er faglig best skikket og avgi begrunnet skriftlig innstilling

3. Hvem fatter vedtaket om tildeling av avtalehjemmel?

Det er kommunen som fatter vedtak om tildeling av avtalehjemmel, og har ansvaret for at prosessen gjennomføres i samsvar med krav som følger av lov og forskrifter. Selve innstillingsvedtaket er kommunenes eiendom, da det er et enkeltvedtak. Det er normalt tre ukers klagerett på enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 28.

Ved tildeling skal det legges vekt på saklige kriterier. Med saklige kriterier menes faglig kompetanse og erfaring, samarbeidsevner, evne til å drive privat praksis, mv., jf. det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet. Etter en samlet vurdering skal den best kvalifiserte få tildelt driftstilskuddet i tråd med annonsen.

4. Når er en KP innhabil og ikke kan delta på intervjuet?

Inhabilitet innebærer at en person som deltar i forberedelse eller avgjørelse av en sak har personlige interesser i utfallet av saken eller på annen måte ikke er upartisk. Det er viktig å vurdere egen habilitet før tildelingsprosessen starter. Personer som er inhabile, skal ikke delta i behandlingen. En generell regel er at du som KP er inhabil dersom det foreligger spesielle forhold som er egnet til å svekke tilliten til dinupartiskhet.

Dersom du som KP er en del av den gruppepraksis som en ledig hjemmel skal knyttes til, er du inhabil, og skal be din vara eller en KP fra en annen bydel å delta. Det er viktig at tillitsvalgte ikke overtar din rolle der tillitsvalgte ikke har kunnskap eller opplæring om prosessen.

En KP kan også være inhabil i andre tilfeller. Dette vil for eksempel være situasjonen dersom KP er i slekt med eller står i nær relasjon med en av kandidatene. Det er også viktig at kontaktpersonen ikke har så nære relasjoner til den aktuelle gruppepraksisen at vedkommende oppfattes å representere gruppepraksisen ved tildelingen. Hvis KP på andre måter har økonomiske interesser i at en av kandidatene får tildelt hjemmelen, vil dette også kunne føre til inhabilitet.

Det kan tenkes tilfeller der en kontaktperson ikke rent formelt vil anses som inhabil, men hvor vedkommende bør finne en erstatter av etiske/moralske årsaker. Om du er usikker på din habilitet, ta kontakt med NFFs sekretariat ved å opprette en sak via «Min side» på Fysio.no.

5. Hva skjer dersom KP er inhabil eller av andre grunner ikke kan delta på intervjue-Hvem skal delta på intervjuet da?

Når en KP velges, bør man også tenke på å velge en vara som kan ivareta tilfeller hvor KP ikke kan delta. Dersom det ikke finnes noen vara, eller vara ikke kan møte av andre årsaker, må man hente inn en KP fra en annen bydel. Det viktigste er at det sørges for at det møter opp en KP under intervjuene, og at det er en og samme person som er med på hele tildelingsprosessen.Det er viktig at KP ikke gjør seg selv inhabil fra å kunne delta på intervjuene. Dette betyr imidlertid ikke at det ikke er adgang til å ta kontakt med gruppepraksisen før intervjuet.

6. KPs rolle gjennom tildelingsprosessen

7. Vilkår av betydning for avtalehjemmelen

KP skal sikre at alle vilkår av betydning for avtalehjemmelen fremkommer av kunngjøringsteksten. Dersom driftstilskuddet utlyses som en nedtrappingshjemmel, er det viktig å påse at en bindende nedtrappingsplan er på plass før utlysning, jf. Regelverket pkt. 17.

Annonseteksten skal inneholde vilkårene som danner grunnlaget for hvilken fysioterapeut som er faglig best skikket i det konkrete tilfellet, jf. kvalifikasjonsprinsippet. Det er naturlig å ta kontakt med gruppepraksisen før intervjuet for å høre om det er spesielle tema de er opptatt av. Det er imidlertid viktig å trå svært forsiktig her. Med bakgrunn i tidligere klagesaker i Oslo kommune anbefales det at dette gjøres skriftlig ved å sende en e-post. Kontaktpersonen skal ikke være gruppepraksisens representant ved tildelingen.

Det er viktig at kontaktpersonen er med på å utforme utlysningsteksten. Jo mer spesifikk utlysningsteksten er, desto lettere vil det være å tildele driftstilskudd til den faglig best skikkete i etterkant.

8. Vurdering av aktuelle søkere

Søknader og CV skal leses og søkere skal vurderes opp mot kriterier og krav som fremkommer i utlysningsteksten.

9. Utvelgelse av kandidater til intervju

Kommunen og KP bør i felleskap bestemme hvilke kandidater som er kvalifisert og skal kalles inn til intervju. I de tilfeller dette ikke skjer, har KP ingen mulighet til å vite om det er kvalifiserte kandidater som ikke blir innkalt til intervju som kunne ha vært den faglig best skikkete. I slike tilfeller skal KP ta forbehold om dette ved innstillingen.

10. Gjennomføring av intervjuene

Det er naturlig på forhånd å avklare med kommunen hvilken rolle KP og andre skal ha under intervjuet. I tillegg er det viktig at KP ved starten på intervjuet forteller søkeren hvem KP er, og hvilken rolle KP har under tildelingsprosessen.

Dersom du som kontaktperson blir gitt anledning til å delta på intervjuet, mener NFF at du bør ha en aktiv rolle som representant for alle de selvstendig næringsdrivende fysioterapeutene. Dette betyr at du kan stille spørsmål, be om oppklaringer under intervju, passe på at spørsmålene som blir stilt er saklige og lovlige med mer. Det gjelder blant annet et generelt forbud mot diskriminering, som omfatter kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder eller kombinasjoner av disse grunnlagene. Med etnisitet menes blant annet nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge og språk. Det er ikke tillatt å legge vekt på disse hensynene ved tildeling, og derfor kan kandidatene heller ikke spørres om disse temaene.

Det er også viktig å påse at kandidatene blir behandlet relativt likt under intervjuene med bl.a. tilnærmet like spørsmål.

Som kontaktperson er man en ressurs med tanke på å vurdere evne til å drive som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut. Det er viktig å få søkeren til å snakke mest mulig selv, slik at man får mulighet til å få et helhetlig inntrykk av søkeren.

Eksempler på spørsmål som kan være aktuelle å stille til kandidatene:

• Har du vært selvstendig næringsdrivende fysioterapeut før? Hvis ja, hvor lenge?

• Dersom du arbeidet sammen med noen, hvilke erfaringer hadde du med å være i gruppepraksis?

• Hvordan tror du at de du arbeidet sammen med vil beskrive deg som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut?

• Hvordan tror du at de du arbeidet sammen med vil beskrive deg som samarbeidspartner?

• Hva mener du at du kan tilføre praksisen du har søkt jobb i?

• Dersom vedkommende aldri tidligere har jobbet som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut, vil det være naturlig å prøve å finne noe tilsvarende å vurdere vedkommende på. Kanskje har vedkommende drevet som næringsdrivende på et annet område. Her bør vedkommende utfordres til selv å selge seg inn med å forklare at hun/han har evner til å jobbe som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut. Det samme gjelder samarbeidsevner dersom vedkommende ikke har jobbet i team tidligere.

• Har du referanser som kan kontaktes?

11. Vurdering av kandidatenes faglige kvalifikasjoner

Avtalehjemler skal tildeles «den søkeren som etter kommunenes samlede vurdering er best faglig skikket i henhold til det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet». Som kontaktperson har KP en viktig oppgave med å sikre at det foretas en reell vurdering fra kommunens side om å finne den som er faglig best skikket. Kvalifikasjonsvurderingen skal gjøres med utgangspunkt i utlysningsteksten.

Intervjuet skal gi kommunen et bedre grunnlag til å vurdere hvem som er faglig best skikket. Det skal da legges vekt på saklige kriterier som vil være:

• Faglig kompetanse

• Erfaring

• Samarbeidsevner

• Evne til å drive privat praksis

Det er naturlig at samtalen i hovedsak knytter seg til disse kriteriene, og ikke til utenforliggende hensyn som for eksempel å diskutere vilkår for overdragelse, som pris og villighet til å kjøpe seg inn i gruppepraksis. Kommunen har ingen rolle i den etterfølgende overdragelses prosessen mellom fratredende og tiltredende fysioterapeut.

KP sitter inne med en kompetanse som kanskje ikke kommunene har, nemlig om praktisk drift av næringsvirksomhet som fysioterapeut. KP kan dermed ha bedre grunnlag for å få disse sidene av kriterier for tildeling belyst i intervjuet enn kommunenes representanter.

12. Hva gjør du som KP hvis tildelingsvedtaket ikke er i tråd med reglene?

Flere saker for Sivilombudsmannen viser at kvalifikasjonsvurderingen ikke alltid blir gjort riktig. I slike situasjoner vil det være kontaktpersonens oppgave å si fra skriftlig til kommunen om forholdet. Før KP gjør dette, bør imidlertid NFF konsulteres.Dersom du som KP er usikker på om du står ovenfor en situasjon der kommunens vedtak ikke er i tråd medreglene, må du ta kontakt med NFF. Dette gjør du ved å opprette en sak via «Min side» på Fysio.no. Det er bedre å ta kontakt en gang for mye enn for lite.

Kontaktperson i Oslo kommune