Kontakt og samarbeidsutvalg

Kontaktpersonene (KP) og intervju i forbindelse med utlysning av avtalehjemmel.

I denne veilederen går vi gjennom KPs rolle gjennom tildelingsprosessen når det er ledig avtalehjemmel i kommunen. Utgangspunktet for veilederen er KPs rettigheter i rammeavtalen ASA 4313.

1. Rettigheter ved tildeling av avtalehjemmel i KS

ASA 4313 punkt 6.2 regulerer kontaktpersonenes mulighet til å delta på intervju.«Ved tildeling av avtalehjemmel inviteres kontaktperson til å delta på intervju, forutsatt at vedkommende ikke er knyttet til praksisen eller er inhabil på annen måte.»

2. Oversikt over tildelingsprosessen

Tildeling av driftsavtale er en prosess som består av ulike faser

Disse fasene er:

1. Sikre at alle vilkår av betydning for avtalehjemmelen fremkommer av kunngjøringsteksten. Annonseteksten skal inneholde vilkårene som danner grunnlaget for hvilken fysioterapeut som er faglig best skikket i det konkrete tilfelle, jf. ASA punkt 6.1.

2. Vurdering av aktuelle søkere

3. Utvelgelse av hvem som skal intervjues

4. Forberedelse og gjennomføring av intervjuer

5. Utarbeiding av innstilling

6. Kommunen fatter vedtak om tildeling

NFF mener at det er viktig og hensiktsmessig at KP er med i hele prosessen. Dette er viktig for at KP skal kunne utføre sitt verv på en god måte. Dersom KP ikke gis anledning til å være med på hele prosessen, må dette komme frem av selve innstillingen. Dette for å hindre at kommunen misbruker KPs rolle.

3. Hva gjør jeg hvis jeg som KP ikke blir invitert til å delta?

En kommune som utlyser et ledig driftstilskudd, skal invitere kontaktperson til å delta på intervju. Det er viktig å følge med på om det kunngjøres ledige hjemler i kommunen. Dersom kontaktpersonen ikke blir invitert, er det viktig at man straks kontakter de ansvarlige i kommunen slik at dette blir ryddet opp i, i god tid før intervjuene.

4. KPs oppgaver i forbindelse med tildelingsprossesen - oppsumert

Bistår kommunen og passer på at:

• Vilkår av betydning for avtalehjemmelen fremkommer i kunngjøringen

• Gjenværende fysioterapeuter skal få mulighet til å gi innspill til utforming av utlysningsteksten

• Dersom driftstilskudd lyses ut som nedtrappingsavtale:

• Bindende nedtrappingsplan er på plass før utlysning

Deltakelse i intervju jf. ASA 4313 punkt 6.2

• Vurdere egen habilitet

• Argumentere for å være med i hele intervjuprosessen og ikke bare intervju

• Skal gjøre selvstendige vurderinger om hvem som er faglig best skikket og avgi begrunnet skriftlig innstilling

Tildelingsprossesen regulert i ASA 4313

Rettigheter og plikter er i KS regulert i ASA 4313.

5. Hvem fatter vedtaket om tildeling av avtalehjemmel?

Det er kommunen som fatter vedtak om tildeling av avtalehjemmel og har ansvaret for at prosessen gjennomføres i samsvar med krav som følger av lov og rammeavtale. Selve innstillingsvedtaket er kommunenes eigedom, da det er et enkeltvedtak. Det er normalt 3 ukers klagerett på enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 28.

Ved tildeling skal det legges vekt på saklige kriterier. Som saklige kriterier menes faglig kompetanse og erfaring, samarbeidsevner, evne til å drive privat praksis, mv jfr. ASA 4313 punkt 6.2. Ved tildeling av hjemmel lokalisert til gruppepraksis skal gjenværende fysioterapeuters uttalelse tillegges vekt, så fremt det er lagt vekt på saklige kriterier. Kommunen skal oversende utvidet søkerliste/oversikt over søkere med kvalifikasjoner dersom gjenværende fysioterapeuter i gruppepraksisen ber om det. Representant for de gjenværende i gruppepraksis inviteres til å delta som observatør på intervju, forutsatt at vedkommende er habil etter forvaltningsloven § 10.

6. Når en KP inhabil og ikke kan delta på intervjuet?

Inhabilitet innebærer at en person som deltar i forberedelse eller avgjørelse av en sak har personlige interesser i utfallet av saken eller på annen måte ikke er upartisk. Det er viktig å vurdere egen habilitet før tildelingsprosessen starter. Personer som er inhabile, skal ikke delta i behandlingen. En generell regel er at du som KP er inhabil dersom det foreligger spesielle forhold som er egnet til å svekke tilliten til din upartiskhet.

ASA 4313 punkt 6.2 sier at dersom kontaktpersonen er en del av den gruppepraksis som en ledig hjemmel skal knyttes til, er kontaktpersonen inhabil.

En kontaktperson kan også være inhabil i andre tilfeller. Dette vil for eksempel være situasjonen dersom kontaktpersonen er i slekt med eller står i nær relasjon med en av kandidatene. Det er også viktig at kontaktpersonen ikke har så nære relasjoner til den aktuelle gruppepraksisen slik at vedkommende oppfattes å representere gruppepraksisen ved tildelingen. Hvis KP på andre måter har økonomiske interesser i at en av kandidatene får tildelt hjemmelen, vil dette også kunne føre til inhabilitet.

Det kan tenkes tilfeller der en kontaktperson ikke rent formelt vil anses som inhabil, men hvor vedkommende bør finne en erstatter av etiske/moralske årsaker

7. Hva skjer dersom KP er inhabil eller av andre grunner ikke kan delta på intervjuet - Hvem skal delta på intervjuet da?

Når en kontaktperson velges, bør man også tenke på å velge en vara som kan ivareta tilfeller hvor kontaktpersonen ikke kan delta. Dersom det ikke finnes noen vara, eller vara ikke kan møte av andre årsaker, må man hente inn en kontaktperson fra en annen kommune. Det viktigste er at det sørges for at det møter opp en kontaktperson under intervjuene, og at det er en og samme person som er med på hele tildelingsprosessen.

Det er viktig at kontaktpersonen ikke gjør seg selv inhabil fra å kunne delta på intervjuene. Dette betyr imidlertid ikke at det ikke er adgang til å ta kontakt med gruppepraksisen før intervjuet for å høre om det er spesielle tema de er opptatt av. Det er imidlertid viktig å trå forsiktig her. Kontaktpersonen skal ikke være gruppepraksisens representant ved tildelingen. Her er ordlyden i ASA 4313 punkt 6.2 samt rettspraksis helt klar. Gruppepraksisen har etter ASA 4313 punkt 6.2 rett til å bli invitert som observatør på intervju forutsatt at vedkommende er habil, og gjenværende har dermed mulighet til selv å avgi sin vurdering av søkerne til kommunen

8. KPs rolle gjennom tildelingsprosessen

9. Vilkår av betydning for avtalehjemmelen

KP skal sikre at alle vilkår av betydning for avtalehjemmelen fremkommer av kunngjøringsteksten. Dersom driftstilskuddet utlyses som en nedtrappingshjemmel, er det viktig å påse at en bindende nedtrappingsplan er på plass før utlysning.

Annonseteksten skal inneholde vilkårene som danner grunnlaget for hvilken fysioterapeut som er faglig best skikket i det konkrete tilfelle jfr. ASA punkt 6.1. Det er naturlig å ta kontakt med gruppepraksisen før intervjuet for å høre om det er spesielle tema de er opptatt av. Det er imidlertid viktig å trå forsiktig her.Kontaktpersonen skal ikke være gruppepraksisens representant ved tildelingen. Påse at gjenværende fysioterapeuter får mulighet til å gi innspill til utforming av utlysningsteksten.

Det er viktig at KP er med på å utforme utlysningsteksten. Jo mer spesifikk utlysningsteksten er, desto lettere vil det være å tildele driftstilskudd til den best faglig skikkete i etterkant.

10. Vurdering av aktuelle søkere

Søknader og CV skal leses og søkere skal vurderes opp mot kriterier og krav som fremkommer i utlysningsteksten.

11. Utvelgelse av kandidater til intervju

Kommunen og KP bør i felleskap bestemme hvilke kandidater som er kvalifisert og skal kalles inn til intervju. I de tilfeller dette ikke skjer, har KP ingen mulighet til å vite om det er kvalifiserte kandidater som ikke blir innkalt til intervju som kunne ha vært den faglig best skikkete. I slike tilfeller skal KP ta forbehold om dette ved innstillingen.

12. Gjennomføring av intervjuene

Det er naturlig på forhånd å avklare med kommunen hvilken rolle KP og andre skal ha under intervjuet. I tillegg er det viktig at KP ved starten på intervjuet forteller søkeren hvem KP er, og hvilken rolle KP har under tildelingsprosessen. En av de gjenværende fysioterapeuter i gruppepraksisen har etter ASA 4313 punkt 6.2 rett til å bli invitert som observatør på intervjuene, forutsatt at vedkommende er habil. Gjenværende fysioterapeuter har dermed mulighet til selv å komme med sin vurdering av søkerne til kommunen.

Som KP skal du delta på intervjuet. Det betyr at du har en aktiv rolle som representant for alle de selvstendig næringsdrivende fysioterapeutene. Dette betyr at du kan stille spørsmål, be om oppklaringer under intervju, passe på at spørsmålene som blir stilt er saklige og lovlige med mer. Det gjelder blant annet et generelt forbud mot diskriminering, som omfatter kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder eller kombinasjoner av disse grunnlagene er forbudt. Med etnisitet menes blant annetnasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge og språk. Det er ikke tillatt å legge vekt på disse hensynene ved tildeling, og derfor kan kandidatene heller ikke spørres om disse temaene.

Det er også viktig å påse at kandidatene blir behandlet relativt likt under intervjuene, med bl.a. tilnærmet like spørsmål.

Eksempler på spørsmål som kan være aktuelle å stille til kandidatene:

• Har du vært selvstendig næringsdrivende fysioterapeut før? Hvis ja, hvor lenge?• Dersom du arbeidet sammen med noen, hvilke erfaringer hadde du med å være i gruppepraksis?

• Hvordan tror du at de du arbeidet sammen med vil beskrive deg som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut?

• Hvordan tror du at de du arbeidet sammen med vil beskrive deg som samarbeidspartner?• Hva mener du at du kan tilføre praksisen du har søkt jobb i?

• Dersom vedkommende aldri tidligere har jobbet som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut, vil det være naturlig å prøve å finne noe tilsvarende å vurdere vedkommende på. Kanskje har vedkommende drevet som næringsdrivende på et annet område. Her bør vedkommende utfordrestil selv å selge seg inn med å forklare at hun/han har evner til å jobbe som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut. Det samme gjelder samarbeidsevner dersom vedkommende ikke har jobbet i team tidligere.

• Har du referanser som kan kontaktes?

13. Vurdering av kandidatenes faglige kvalifikasjoner

Avtalehjemler skal tildeles «den søkeren som etter kommunenes samlede vurdering er best faglig skikket i henhold til det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet», jf. ASA 4313 punkt 6.2. KP har en viktig oppgave med å sikre at det foretas en reell vurdering fra kommunens side om å finne den som er faglig best skikket.Kvalifikasjonsvurderingen skal gjøres med utgangspunkt i utlysningsteksten.

Intervjuet skal gi kommunen et bedre grunnlag til å vurdere hvem vil være den faglig best skikkete. Det skal da legges vekt på saklige kriterier som etter ASA 4313 vil være:

• Faglig kompetanse

• Erfaring

• Samarbeidsevner

• Evne til å drive privat praksis

Det er naturlig at samtalen i hovedsak knytter seg til disse kriteriene, og ikke til utenforliggende hensyn som for eksempel å diskutere vilkår for overdragelse, som pris og villighet til å kjøpe seg inn i gruppepraksis. Kommunen har ingen rolle i den etterfølgende overdragelsesprosessen mellom fratredende og tiltredende fysioterapeut.

I tillegg sitter KP inne med en kompetanse som kanskje ikke kommunene har, nemlig om praktisk drift av næringsvirksomhet som fysioterapeut. KP kan dermed ha bedre grunnlag for å få disse sidene av kriterier for tildeling belyst i intervjuet enn kommunenes representant

14. Hva gjør du som KP hvis tildelingsvedtaket ikke er i tråd med reglene?

Flere saker for Sivilombudsmannen viser at kvalifikasjonsvurderingen ikke alltid blir gjort riktig. I slike situasjoner vil det være kontaktpersonens oppgave å si fra skriftlig til kommunen om forholdet. Før KP gjør dette, bør imidlertid NFF konsulteres.

Dersom du som PK er usikker på om du står ovenfor en situasjon der kommunens vedtak ikke er i tråd med reglene, må du ta kontakt med NFF. Dette gjør du ved å opprette en sak via «Min side» på fysio.no. Det er bedre å ta kontakt en gang for mye enn for lite.

Som KP er man en ressurs med tanke på å vurdere evne til å drive som selvstendig næringsdrivende fysioterapeut. Det er viktig å få søkeren til å snakke mest mulig selv slik at man får mulighet til å få et helhetlig inntrykk av søkeren.

Kontaktperson i KS