Nye regler om kassesystem/kontantkasse fra 1. januar 2019

NFF har fått spørsmål fra næringsdrivende medlemmer om de nye reglene, og vi har derfor bedt vår samarbeidspartner Norway Accounts om å redegjøre for dem.


Norway Accounts har opplyst følgende:

Fra 1. januar 2019 gjelder nye regler om kassesystem/kontantkasse osv. Reglene har vært kjent i noen tid, og de fleste leverandører av kassesystem har allerede gjennomført de endringene som må til. Det er visse unntak for helserelaterte tjenester, blant annet gjelder ikke kravet om «Produkterklæring» fra systemleverandøren. Men funksjonene må være på plass, herunder kravene til «kasseskuff» og om utstedelse av «Kontantfaktura» i stedet for «Kvittering».

Et av de viktige kravene gjelder sporbarhet. I kassesystemet skal det være sammenheng/sporbarhet fra den enkelte behandling/pasient helt frem til innbetaling, det være seg kontant, kortbetaling, VIPPS, bankgiro eller hva. Navn på pasienter skal imidlertid ikke med i overføringen/bokføringen til regnskapet. Overføringen av data til regnskapet skal skje gjennom z-rapport.

Vi erfarer at systemleverandørene som har spesialisert seg mot helsetjenester, ikke nødvendigvis har oppfylt de øvrige kravene, herunder også en del andre forhold. Dette gjelder for eksempel utstedelse av z-rapporter med pålagt innhold og format. Z-rapporten er resultatet av hvert dagsoppgjør, og er bindeleddet til regnskapet/bokføringen. De fleste anerkjente kassesystemer har en eller annen variant av z-rapport, men ikke alle benytter lovgivernes betegnelser. Kravene til z-rapporter er ganske strenge, blant annet skal de være fortløpende nummerert, og alle skal være regnskapsført. Ved eventuelt bokettersyn er kontroll med at alle z-rapporter er registrert/bokført et viktig punkt.

Om du benytter regnskapsfører, så vil de sikkert kunne gi rettleiing for hvilke rapporter/bilag de må ha til regnskapet/bokføring. Bruker du et av de anerkjente systemene for timebestilling/pasientjournal/kasse osv., så har nok disse muligheter for å ta ut de riktige rapportene.