Nye regler om kassesystem/kontantkasse fra 1. januar 2019

NFF har fått spørsmål fra næringsdrivende medlemmer om de nye reglene, og vi har derfor bedt vår samarbeidspartner Norway Accounts om å redegjøre for dem.


Norway Accounts har per 3. desember 2018 opplyst følgende:

Fra 1. januar 2019 gjelder nye regler om kassesystem/kontantkasse osv. Reglene har vært kjent i noen tid, og de fleste leverandører av kassesystem har allerede gjennomført de endringene som må til. Det er visse unntak for helserelaterte tjenester, blant annet gjelder ikke kravet om «Produkterklæring» fra systemleverandøren. Men funksjonene må være på plass, herunder kravene til «kasseskuff» og om utstedelse av «Kontantfaktura» i stedet for «Kvittering».

Et av de viktige kravene gjelder sporbarhet. I kassesystemet skal det være sammenheng/sporbarhet fra den enkelte behandling/pasient helt frem til innbetaling, det være seg kontant, kortbetaling, VIPPS, bankgiro eller hva. Navn på pasienter skal imidlertid ikke med i overføringen/bokføringen til regnskapet. Overføringen av data til regnskapet skal skje gjennom z-rapport.

Vi erfarer at systemleverandørene som har spesialisert seg mot helsetjenester, ikke nødvendigvis har oppfylt de øvrige kravene, herunder også en del andre forhold. Dette gjelder for eksempel utstedelse av z-rapporter med pålagt innhold og format. Z-rapporten er resultatet av hvert dagsoppgjør, og er bindeleddet til regnskapet/bokføringen. De fleste anerkjente kassesystemer har en eller annen variant av z-rapport, men ikke alle benytter lovgivernes betegnelser. Kravene til z-rapporter er ganske strenge, blant annet skal de være fortløpende nummerert, og alle skal være regnskapsført. Ved eventuelt bokettersyn er kontroll med at alle z-rapporter er registrert/bokført et viktig punkt.

Om du benytter regnskapsfører, så vil de sikkert kunne gi rettleiing for hvilke rapporter/bilag de må ha til regnskapet/bokføring. Bruker du et av de anerkjente systemene for timebestilling/pasientjournal/kasse osv., så har nok disse muligheter for å ta ut de riktige rapportene.

* * *

Tillegg per 22. januar 2019, basert på informasjon fra Norway Accounts og Sirkel Revisjon:

Bruk av kassasystem – krav og unntak
I henhold til kassasystemlova med forskrifter skal alle kassasystem som benyttes, ha godkjent produkterklæring. Liste over systemer med godkjente produkterklæringer finnes på Skatteetatens hjemmeside, og er vedlagt her under "Relaterte dokumenter".

Forskriften gir unntak for helseforetak, herunder også fysioterapivirksomhet, for kravet om registrering i kassasystem, det vil si bruk av kassasystem. Unntaket/fritaket forutsetter imidlertid at man registrerer leveranser/behandlinger som betales kontant – det vil si med kort, mobilbetaling eller kontant – som «kontantfaktura», i henhold til bokføringsforskriftenes bestemmelser.

For å komme inn under unntaket må faktureringssystemet blant annet være oppbygd slik at det ikke kan registreres kontantsalg uten at kjøpers navn og adresse blir registrert. I tillegg er det andre regler som kan medføre at man i praksis må benytte kassasystem, og da må det være et godkjent system. Dette gjelder blant annet kravene til kassaskuff dersom man i alminnelighet aksepterer kontanter som betalingsform.

Vær obs på at unntaket gjelder selve foretaket, ikke det systemet man eventuelt bruker. Det finnes ingen unntak for noen kassasystemer. Spørsmålet er om man er pålagt å benytte kassasystem eller ikke.

Norway Accounts har hatt dialog med flere systemleverandører om de nye forskriftene, og ikke minst spørsmålet om unntak for helseforetak.

  • Helseforetak som for eksempel fysioterapeuter er gitt mulighet for unntak fra kassaloven/-forskriftene, ref. forskriftens § 5-4-1. Man kan unnlate å registrere i/benytte kassasystem dersom man utsteder «kontantfaktura», det vil si faktura som betales der og da, med bank-/kredittkort eller kontanter. Utstedelse av «kontantfaktura» må imidlertid tilfredsstille bokføringsforskriftene kapitel 5-1, og det kreves daglig avslutning med utstedelse av z-rapport som bl.a. viser dagens totale omsetning, det vil si sum «kontantfakturaer», refusjonskrav, ordinære fakturaer o.l.
  • Om man jevnlig tar imot kontanter som betalingsmiddel, er det et krav at man har «kassaskuff» i henhold til  kravene. Om man kun sporadisk tar imot kontanter, kan man unnlate kassaskuff.

Skattedirektoratet har foreløpig ikke kommet noen definisjon av «sporadisk» når det gjelder kontanter som betalingsmiddel. Må man ha «kassaskuff», må man i praksis registrere i kassasystem, det vil si ha et kassasystem med godkjent produkterklæring.

Ikke alle journalsystemer har moduler/funksjoner som tilfredsstiller kravene, mens andre tilfredsstiller dem fullt ut. Det er også noen klienter som benytter kombinasjon av journalsystem med fakturering og separat kassasystem. Det fungerer også.

Alt i alt anbefaler vi at du sjekker ut med din regnskapsfører, om du benytter ekstern regnskapsfører. Regnskapsføreren har ansvar for å påse at inntektsdokumentasjonen tilfredsstiller lov og forskrifter. Er regnskapsføreren fornøyd, må du sies å være på trygg grunn.

Når avklaringer fra Skattedirektoratet foreligger, vil Norway Accounts komme med en mer konkret redegjørelse.

Kontaktpersoner i NFF:

  • Bente Øfjord, seniorrådgiver, bo@fysio.no.
  • Henriëtta Richter Uitdenbogaardt, seniorrådgiver, hr@fysio.no.

(Artikkelen oppdatert med tillegg 22. januar 2019.)